L’usine sans papier dans la lutte contre la COVID-19

Un problème bien connu

Chaque usine produit des quantités énormes de papier chaque jour. Bons de commande, bons de production, bons de livraison, rapports, etc. Ces papiers sont transmis d’un individu a l’autre tout le long de la chaine logistique. Ils sont par la suite entreposés, pour des périodes variables, entrainant des coûts additionnels et monopolisant de l’espace.

Le COVID, une complication additionnelle

La pandémie actuelle a accru les problèmes liés au papier et à sa manipulation. Dans cet article nous focaliserons sur les bons de production (Work Orders).

Que ce soit dans l’industrie de la fabrication en continu ou en lot (batch), le bon de production est généralement un dossier assemblant différents documents, tels que des dessins, des nomenclatures (BOM - Bills Of Materials), des gammes d’opération (routings), des instructions de travail et procédures (Standard Operating Procedures – SOP), etc.

Le bon de production suivra la pièce tout au long de son parcours sur le plancher de production. Il sera manipulé par le planificateur, le directeur de production, les superviseurs et les opérateurs et le personnel de contrôle de qualité. Si, malheureusement, une de ces personnes est porteuse (asymptomatique) du virus, ce dernier pourrait être transmis à tous les autres.

Une solution aux nombreux avantages

En plus d’éliminer le risque d’une possible contamination, l’usine sans papier a de nombreux autres avantages :

1. Gagner du temps

Le temps passé à déposer, organiser et rechercher des documents papier est un temps qui pourrait être consacré à des tâches plus productives. Les documents numérisés sont stockés dans un référentiel central, lequel est essentiellement un classeur numérique bien organisé où tous vos documents vivent.

2. Économiser de l’espace

Le papier prend beaucoup d’espace. Pire encore, le papier ne cesse de s’accumuler, souvent plus rapidement qu’il ne peut être trié et organisé. C’est particulièrement vrai pour les industries qui ont de longues périodes de rétention obligatoire pour la paperasserie, comme l’industrie financière et l’industrie pharmaceutique.

3. Économiser de l’argent

Passer au numérique améliore l’efficacité des processus, permettant d’économiser de l’argent. Les bureaux sans papier peuvent traiter un volume beaucoup plus important de documents, par rapport aux bureaux traditionnels, dans le même laps de temps. La génération de rapport peut être facilement automatisée. L’élimination du papier réduit non seulement l’argent dépensé pour celui-ci, mais aussi pour les imprimantes, l’encre et l’affranchissement.

4. Faciliter le transfert d’informations

Un logiciel de gestion documentaire offre un processus simple pour enregistrer, compiler et échanger des documents.

5. Améliorer le contrôle

Le suivi et le retraçage sont facilités. La qualité des rapports produits est accrue, ainsi que la vitesse de leur production. Le temps de réaction est amélioré, avec des alarmes en temps opportun chaque fois qu’un problème, ou un écart par rapport à la norme se produisent.

6. Promouvoir l’environnement / la santé et sécurité

La fabrication de documents en papier produit des gaz à effet de serre, provoquant la déforestation et le réchauffement climatique.

7. Renforcer la sécurité

Les documents physiques sont difficiles à suivre et à protéger. Il peut également être difficile de surveiller l’accès, l’impression et la copie des fichiers sensibles. Un logiciel de gestion documentaire dispose de capacités de sécurité avancées qui peuvent relever ces défis ainsi que de tirer parti de l’utilisation de signatures électroniques, de supprimer ou restreindre l’accès à des informations confidentielles, de créer des pistes de vérification et plus encore.

 

Exemple : une solution sans papier pour la gestion de la production (bons de travail) pour les plus petites entreprises

Requis

Spécification

La solution doit être simple et basée sur des logiciels déjà en place dans l’entreprise.

Utiliser un logiciel existant tels qu’Office 365.

La solution doit être rapide à implémenter.

Une semaine.

La solution ne doit pas demander une expertise approfondie.

Un employé doit pouvoir être formé en moins d’une journée.

La solution doit être facile à maintenir.

Devra être maintenue par votre personnel (ou fournisseur TI).

L’entreprise ne doit pas être à la merci du fournisseur à chaque fois qu’un changement est requis.

L’entreprise doit être en plein contrôle de la solution une fois installée.

La solution doit pouvoir être migrée à un système différent aisément.

 

Les fichiers devront être entreposés dans une solution standard tel que SharePoint qui est compatible avec n’importe quel système de gestion de documentation.

La solution doit permettre de générer des sommaires de production. Chaque action accomplie par le personnel (et ses paramètres associés) doit être documentée avec une date et une heure dans un fichier standard.

La génération de rapport en Excel ou en Power BI doit être un jeu d’enfants.

 

La solution doit permettre de générer des alertes si un processus dépasse une certaine durée à une station de travail.

Il faut recevoir des alertes.

 

La solution doit être peu dispendieuse.

Le coût doit être de moins de 10 000$.

 

Une version plus élaborée de cet article est disponible à : http://efficientplant.com/industrie-4-0/

 

Photo de couverture par Wesley Tingey via Unsplash.

 

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