Optimiser l’animation de réunions: conseils pratiques avec le formateur Benoît Lamontagne

La capacité à animer des réunions efficaces est une compétence précieuse, surtout dans le contexte actuel où la surcharge collaborative peut épuiser les ressources et entraver la productivité. Pour répondre à ce défi, Benoît Lamontagne, formateur et spécialiste en gestion des équipes de projets, nous offre des perspectives éclairantes, notamment sur la gestion des comportements et des émotions des participants.

Dans une ère de « surcharge collaborative », certaines réunions méritent d’être raccourcies pour aller droit au but, tandis que d’autres pourraient être avantageusement remplacées par d’autres types de communication! Bien sûr, tenir des réunions demeure important. Par contre, les études démontrent que la collaboration excessive, encouragée par les outils de communication virtuelle, peut entraîner des risques de stress, d'épuisement et de rotation du personnel. La réunion, qui s’ajoute en bout de piste à la charge collaborative de la semaine, peut être accueillie froidement par vos collègues! Il faut tenter d’optimiser l’efficacité lors de ces rencontres pour éviter ce pessimisme.

Tenir compte des préférences de communication lors de votre réunion

Selon Benoît Lamontagne, « la meilleure réunion est celle qui est parfaitement taillée en considérant les préférences comportementales des collaborateurs ». Il n’existe donc pas une recette universelle de réunion bien structurée. Si les grands classiques continuent de s’imposer – ordres du jour et point varia à la fin – l’animateur d’une réunion efficace a surtout le devoir d’être sensible à ces « préférences individuelles en matière de comportement ».

« Ces préférences, telles qu’un penchant pour le travail en solo ou en équipe, influencent comment une personne juge si une réunion est efficace. Par exemple, une réunion très préparée peut être perçue différemment : certaines personnes la considèreront [comme] excellente, tandis que d'autres se demanderont si avec une telle absence de spontanéité un courriel n'aurait pas suffi! » L’une des manières de procéder est de s’assurer de tenir compte de ces préférences lors de la préparation et de l’animation de la rencontre en ne valorisant pas le comportement qui correspond à notre préférence personnelle.

Recadrer les comportements négatifs

« Ne pas écouter, critiquer, blâmer, surréagir, exprimer sa colère, arriver en retard, couper la parole » : voilà autant de comportements négatifs pouvant se manifester en réunion, selon Benoît Lamontagne. Quoi faire pour qu’ils ne gâchent pas entièrement l’ambiance?

« Il faut les identifier et les recadrer respectueusement, mais surtout montrer qu’on a entendu, qu’on est sensible aux doléances exprimées et qu’on fera un suivi au moment opportun. » Cette approche permet de continuer avec l’ordre du jour prévu tout en validant les préoccupations soulevées.

Être sensible aux émotions

La réunion est propice à un cocktail d’émotions: fierté, aigreur, déception, épuisement, sentiment de satisfaction, et alouette! Idéalement, l’animateur de la réunion s’y montre sensible et adapte son discours en fonction de ces ressentis. « Le partage des informations avec l'équipe est bonifié dans un contexte où on peut lire les émotions des uns et des autres et s'en servir pour rebondir », précise Benoît Lamontagne. D’ailleurs, la prise de décision dans le processus de réunion est souvent influencée par les émotions autant que par la raison. Une bonne gestion des émotions peut ainsi mener à des décisions plus équilibrées.

L’écoute active

L'écoute active est une compétence fondamentale pour gérer les interactions en réunion. Elle est votre meilleure alliée lorsque surgit un conflit ou une tension. « De manière générale, les participants à une réunion arrivent bien intentionnés et ne cherchent pas le conflit. Si cela survient néanmoins, il faut garder en tête que les intentions ne sont pas malveillantes et écouter ce que chaque partie a à dire. Des solutions aux problèmes peuvent se dessiner dans ce contexte d’écoute calme et bienveillante. »

En somme, l'animation de réunions efficaces nécessite une approche nuancée, tenant compte des besoins spécifiques de chaque contexte et des préférences individuelles des participants.