Gestion du temps : savoir prioriser pour être maître de son temps

Avez-vous l’impression d’être pris dans une course sans fin contre la montre? Travaillez-vous le soir et les weekends pour vous sentir efficace? Si oui, il serait judicieux de prendre conscience de votre rapport au temps et de revisiter vos priorités.

La montre et la boussole sont deux grands régulateurs de nos vies : la première nous indique le temps à respecter pour remplir nos engagements, nos échéances, nos activités et nos objectifs, tandis que la seconde représente notre vision et notre orientation, c’est-à-dire ce qui nous apparaît important et la manière dont nous menons notre vie.

Or, une divergence entre la montre et la boussole survient lorsque nos actions ne sont pas au service du sens que l’on souhaite donner à notre vie.

Ainsi, travailler sans relâche ou réfléchir sans cesse au travail génère du stress et draine l’énergie dont vous avez pourtant besoin pour être efficace. C’est pourquoi il importe de ralentir pour s’accorder des pauses stratégiques pour être maître de votre temps.

Des stratégies et des outils pour gérer votre temps

Bien gérer son temps, c’est avoir une vision claire de ce que l’on souhaite réaliser. C’est ce que vous propose la formation L’efficacité à travers la gestion du temps et des priorités.

Pour avoir une vision claire, il faut d’abord se questionner sur les buts et les objectifs à atteindre, pour ensuite s’y consacrer avec rigueur : la volonté et la discipline sont des éléments centraux des changements à apporter pour gérer son temps plus efficacement.

Pour ce faire, différents outils existent, dont la matrice de gestion du temps de Dwight David Eisenhower, qui fut le 34e président des États-Unis. Cette matrice se divise en quatre quadrants qui déterminent le temps optimal à dédier pour chaque type de tâches afin d’optimiser son temps:

• Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes (25% du temps)
• Quadrant 2 : tâches importantes mais non urgentes (65% du temps)
• Quadrant 3 : tâches non importantes mais urgentes (10% du temps)
• Quadrant 4 : les tâches non importantes et non urgentes (1% du temps)

Cette méthode présente l'avantage de réfléchir sur la priorisation de ses actions et de prendre un certain recul par rapport à ces dernières. Il faut cependant s’assurer d’être le plus objectif possible dans la catégorisation des tâches pour optimiser l’exercice.

L’objectif ultime est d’identifier les tâches à haut rendement afin de les prioriser, de distinguer les tâches que l’on peut déléguer, et de dire non à celles qui n’ont aucune valeur ajoutée.

À cet égard, le principe de Paretto – aussi appelée la règle des 80/20 – constitue un autre outil pour déterminer où concentrer vos efforts pour maximiser vos résultats. Selon ce principe, 80% des résultats découlent de 20 % de vos actions. Donc, parmi votre liste de tâches, l’achèvement de 20% de ces dernières créera 80 % des résultats obtenus au cours de la journée.

Prendre le plein contrôle de votre temps c’est….

• Organiser votre temps. En effet, on estime qu’une heure de planification permet d’en économiser quatre.
• Assurer un suivi rigoureux de votre planification. Ainsi, on arrive à identifier et surtout à éviter les interruptions et les activités chronophages que sont les courriels, les réseaux sociaux, le bavardage et autres échappatoires qui mènent à la procrastination!
• Prendre un temps d’arrêt pour atténuer le stress qu’impose la gestion d’urgence en continu.

Points clés à retenir

1. Pour bien gérer votre temps, il faut d’abord prendre conscience de votre propre rapport au temps.
2. Identifier vos priorités et s’y consacrer avec rigueur permet d’éviter la procrastination et de neutraliser les activités chronophages.
3. La clé d’une organisation efficace? Prévoir du temps pour les urgences et les interruptions potentielles, et revoir chaque jour votre planification pour investir dans vos activités à haut rendement.

Quelques mots sur le formateur

Benoît Lamontagne est ingénieur électrique de formation et il est membre de l’Ordre des Ingénieurs du Québec ainsi que de l’Ordre des Administrateurs Agréés du Québec. Il a travaillé au sein de l’industrie aérospatiale pendant plus de 13 ans, au cours desquels il a développé une expertise en gestion de projets, en amélioration continue et en gestion de transformations organisationnelles. M. Lamontagne est aussi titulaire d’un MBA de HEC Montréal, où il enseigne en habiletés de gestion de projets au baccalauréat et au DESS en développement de leadership.