La gestion de projet : pour mettre toutes les chances de son côté
Bien qu’ils jouent un rôle crucial, les chargés de projet ne décident généralement pas de la nature du projet et encore moins le client qui est derrière; ils n’ont pas toujours le pouvoir de choisir l’équipe avec laquelle s’entourer.
Là où il a une marge de manœuvre, c’est dans le choix des méthodes et de ses outils, et dans sa capacité à réfléchir continuellement à ces aspects durant l’avancement du chantier afin de minimiser les risques du projet. C'est la raison pour laquelle une formation de base en gestion de projet peut d'avérer fort utile.
Aux yeux de Benoît Lamontagne, ing., instructeur chez Services conseils BL, une gestion de projet efficace est un mariage heureux entre les capacités techniques et les capacités humaines.
« Il faut connaître les outils, les processus et les méthodes à employer dans le cadre de ce projet bien précis, mais aussi savoir comment bâtir une équipe performante, pouvoir négocier lorsque nécessaire, gérer les conflits et, assurément, développer un certain leadership », dit-il.
« À travers le cycle de vie d’un projet, cela va nécessiter une réévaluation constante, surtout si les projets se déroulent sur une plus longue période », poursuit-il.
Les différentes étapes d’un projet
Malgré des similitudes, chaque projet est unique. La gestion de projet doit être agile et s’adapter aux défis quotidiens qui surviennent.
Quelle que soit sa nature, la gestion de projet suit généralement des étapes similaires. Si certaines sont consécutives, d’autres sont parallèles et se déroulent simultanément.
Démarrage : « C’est l’étape où toutes les parties prenantes se sont entendues sur les grandes lignes de ce qui sera livré », indique Benoît Lamontagne. C’est donc au cours de cette phase que les paramètres initiaux du projet sont déterminés.
Planification : « Souvent, on va procéder à une planification initiale, mais celle-ci n’est pas parfaite, note le formateur. Une bonne planification est un équilibre entre les hypothèses du chargé de projet, les risques prévisibles et les plans du projet. »
Comme de nouvelles informations sont susceptibles de changer la donne en cours de route, que les hypothèses initiales pourraient être revues et que de nouveaux risques pourraient survenir, alors que d’autres seront éliminés, il importe de ne pas planifier l’entièreté du projet de façon trop rigide.
Benoît Lamontagne propose alors de planifier « à 80 % » au début du projet, et de se laisser la latitude nécessaire pour réagir par la suite.
Exécution, suivi et contrôle : C’est au cours de cette phase multiple que le projet connaît son avancement. À ce moment, le rôle du chargé de projet est crucial, indique Benoît Lamontagne. « Il faut effectuer de la cueillette de données pour comprendre ce qui se passe, mais c’est aussi durant cette période qu’il est possible de devoir faire preuve de leadership et de gérer des conflits potentiels », souligne-t-il.
Fermeture : Ça y est, le projet est complété ou en voie de l’être. L’heure est alors aux bilans.
Pour ne pas répéter des erreurs commises et pour éviter des écueils prévisibles, Benoît Lamontagne recommande d’analyser les pratiques et les méthodes utilisées, non seulement pour repérer les mauvaises pratiques, mais aussi pour répéter les meilleures.
« Ça peut mener à la mise en place de nouveaux processus plus efficaces », résume le formateur.
Pour mesurer le succès du projet, il n’est pas nécessaire de se fier aux indicateurs traditionnels : l’important, c’est que tout le monde évalue le résultat sur des bases communes.
« Une majorité des projets vont arriver en retard, coûter plus cher ou ne pas être en tous points identiques à l’idée qu’on s’en faisait au départ. Pourtant, un projet livré en retard ou qui n’a pas respecté son budget peut finalement être considéré comme un succès par toutes les parties prenantes », nuance Benoît Lamontagne.
À propos de Benoît Lamontagne. Benoît Lamontagne est ingénieur électrique de formation et il est membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec ainsi que de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec. Il a travaillé au sein de l’industrie aérospatiale dans le domaine du développement de produits d’avionique pendant plus de 13 ans. C’est en acceptant divers défis au fil de ces années en entreprise qu’il a développé une expertise en gestion de projet, en amélioration continue et en gestion de transformations organisationnelles. Il offrira une formation sur la gestion de projet le 29 novembre prochain.